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Siendo nosotros mismos

Gestión por procesos. Algoritmos dinámicos para PYMEs

Nadie duda a estas alturas, que la Transformación Digital (TD), es una necesiad creciente en las empresas españolas; en particular, en las PYMEs.

De las dos repercusiones básicas de transformación digital que implican claramente innovación, a saber, la innovación de producto y la innovación de proceso, nos centraremos en este artículo en el segundo de ellos: la Transformación Digital enfocada a la innovación en los procesos de la empresa. En concreto, en las PYMES.

Entendemos el proceso como la cadena de valor que va desde la empresa hasta el cliente, pasando por todas las áreas de aportación de valor o cadena de suministro, y pudiendo ampliarse el concepto incluso a una cadena de suministro extendida, es decir, aquélla que integra a agentes externos a la propia empresa aguas arriba -proveedores-, o aguas abajo –distribuidores-.

Hay muchos profesionales y gestores que, viendo la necesidad de innovar a través de la TD, no tienen los recursos humanos y materiales que suelen tener las grandes empresas y por extensión, su músculo financiero. Lo ven extremadamente caro y complejo, y la verdad es que no lo es tanto.

Dicen que el primer paso, es el que te lleva más lejos … demos el primer paso:

¿Hemos analizado el proceso de negocio completo a cierta distancia, desde arriba? Es lo primero que debemos hacer. ¿Cuál es el flujo de proceso y en qué momento vamos añadiendo valor para el cliente? En pocas palabras, debemos ser capaces de determinar por qué nos compran a nosotros y nos prefieren a otros competidores, y cuál es el proceso que nos lleva a ello. También qué partes de dicho proceso son resultado del devenir de la rutina o de soluciones ad hoc pasadas, que ya no se adecúan a lo que realmente necesitamos ahora. Seguir trabajando sobre ellas quizá nos haga caer en perpetuar las ineficiencias o volverlas aún mayores.

Ésto se llama seguir el ciclo de pedido. Nos preguntaremos:

  • Cómo nos llegan los pedidos. Cuáles son los canales de entrada de la demanda y qué hacemos con ellos
  • Si producimos contra pedido: cuánto tiempo tardamos en cada una de las fases del proceso
  • Si producimos contra stock: qué parámetros tenemos para satisfacer la demanda
  • ¿Es parte de nuestra demanda para un mismo artículo, contra pedido y parte contra stock?
  • Cuáles son los cuellos de botella del proceso. Si tenemos “una montaña de stock” delante de determinadas células o nodos (productivos o no productivos), no lo dudemos: ése es el cuello de botella. A veces no resulta tan sencillo buscarlo si no tenemos la mente abierta. Observar.
  • Cómo está nuestro sistema informático de gestión (ERP). A qué nivel lo tenemos en cuanto a la integración de las funciones de venta, distribución, producción, aprovisionamiento y compras con el control económico – financiero.  ¿Está realmente integrado?
  • Dónde tenemos y cuál es el origen de la necesidad de intervención de las personas en cuanto a actividades de revisión y corrección de parámetros del proceso. ¿Condicionan la marcha del mismo?

A partir de este primer “paso”, lo que tenemos que decidir es por dónde empezamos a implantar herramientas de transformación digital, y para ello no hay nada mejor que los criterios de priorización basados en: Criterio de coste – beneficio. Dónde invierto “coste”, para extraer primero los beneficios que necesito. Actuar allí donde tenemos o podemos tener una ventaja competitiva.

Realizar un Balance de Costes de Oportunidad. Qué gano y qué me cuesta la acción que deseo implantar.

Ya estamos listos para proceder. Y exponemos aquí dos opciones de herramientas, de uso actualmente extendido y que nos pueden ayudar en nuestra Transformación Digital:

Inteligencia artificial (IA)

La inteligencia artificial es el campo científico de la informática que se centra en la creación de programas y mecanismos que pueden mostrar comportamientos considerados inteligentes.

Son básicamente reglas lógicas amplificadas por cálculo avanzado probabilístico y correlacional, donde con una gran potencia de cálculo y de fuentes de información; se dan resultados rápidos a problemas complejos, que para la mayoría de las empresas son difíciles de alcanzar. Nos referimos al tan conocido concepto de Big Data. Una herramienta muy potente, pero, por otro lado, a veces, mal entendida e implantado con soluciones a medias que provocan un exceso de datos, pero no de información de valor.

 Algoritmos matemáticos

Un algoritmo es un conjunto ordenado de operaciones sistemáticas que permite hacer un cálculo y hallar una solución a un problema dado.

No nos dejemos obnubilar, la inmensa mayoría de las PYMES no pueden permitirse, e incluso no necesitan IA. Pueden mejorar sus procesos mediante cálculos matemáticos automáticos, es decir Algoritmos dinámicos, relativamente entendibles que:

  • 1.- Hagan variar la información de que disponen con las fluctuaciones del entorno: capacidad de proveedores, capacidad productiva, variación de demanda de productos acabados, etc., que “aprendan” y vayan mostrándonos datos que se mueven con el tiempo (al paso de cada día)
  • 2.- Se diseñen ad hoc, es decir, para cada empresa y circunstancia. Cada empresa requiere una solución específica. Esto no es un “café para todos”.
  • 3.- Queden integrados, en o con, sus propios ERP.
  • 4.- Tengan un refresco automático; es decir, bajo unas tareas o rutinas horarias, y de acuerdo a unas reglas bien definidas, sin necesidad permanente de supervisión humana.

El resultado será un proceso mejorado en cuanto a los elementos que realmente nos aportan valor a la empresa, a saber:

Agilidad, en el sentido de que será adaptable a los cambios que ineludiblemente afectan a la empresa hoy en día. Siendo dicha agilidad la mejor defensa que tendremos para afrontar adecuadamente y en su justa medida dichos cambios.

Dinamismo, es decir, elementos automáticos que cambian en el tiempo. No podemos esperar a ir adaptando los cálculos que necesitamos y que nos implican: ordenes de pedido, fabricación y compra, siempre a posteriori y cuando “vayamos teniendo” tiempo para ello. El cambio ha de ser permanente y con antelación. Gestión avanzada.

Eficiencia, es decir, obtener por el menor coste posible, el mayor beneficio alcanzable. Nada es gratuito, pero todo tiene su propia rentabilidad, y unas opciones son más viables que otras

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DC ASOCIADOS edita periódicamente contenidos relacionados con las Operaciones, la Cadena de Suministro-Supply Chain, Ventas y en general sobre cómo mejorar la Rentabilidad de tu empresa o negocio.

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Domingo Cabeza. Director de DC ASOCIADOS
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